La primera vez que escuche el termino apostillado fue en el counter del aeropuerto mientras hacíamos el check in con nuestras maletas y nuestra guagua de 3 meses, para viajar a Chile a que nuestras familias conocieran a la primera nieta, bisnieta y sobrina, ya que no habían tenido la oportunidad de conocerla en persona porque las fronteras estaban cerradas por el COVID.
La experiencia no fue la mejor, porque por no tener apostillado el certificado de nacimiento de nuestra hija NO PUDIMOS VIAJAR…. así que, entre lágrimas y frustración tuvimos que averiguar de qué se trataba, cómo se otorgaba y para qué servía.
Qué es el apostillado?
La Convención de La Haya de 1961 estableció el requisito de certificación de apostilla. Hizo documentos importantes legales y reconocibles en países extranjeros y estandarizó un proceso para hacerlo. Los documentos legales emitidos en una nación pueden legalizarse en otro país que también firmó la convención.
Un certificado de apostilla autoriza a la parte que ha firmado el documento y verifica la autenticidad del sello en el documento…. en resumen, la autenticación internacional de documentos para su uso en otro país.
Para qué sirve?
En este caso es para acreditar la relación entre padres e hijo y la veracidad de los datos del menor de edad.
«La apostilla consiste en una certificación única que permite legalizar documentos públicos para que sean válidos tanto en el país de emisión como en el extranjero.»
Qué documentos debo tener?
- Documento original o duplicado emitido por el estado.
- Firmas correspondientes.
- Documento de emisión menor a 10 años.
Cómo se obtiene?
En Estados Unidos, la apostilla se realiza directamente en las Oficinas del Secretario de Estado (Secretary of State). Hay una oficina en cada uno de los estados de la Unión Americana. Puedes consultar su dirección y teléfono aquí.
Recuerda que la apostilla debe realizarse donde se emitió el acta de nacimiento. Si tu hijo nació en Manhattan, la apostilla se tiene que tramitar en el estado de Nueva York. Si nació en Los Ángeles, la apostilla se debe realizar en el estado de California y así con los demás estados.
Opción #1 – Personalmente
- PASO 1 – Copia del Certificado de Nacimiento con Carta de Ejemplificación
En este caso te recomiendo realizar una compra de una copia del certificado de nacimiento original con una carta de ejemplificación, directamente desde la página del New York City Department of Health and Mental Hygiene, Vital Records Division (acá). La forma mas rápida de obtener el certificado es en linea (ojo que el único sitio autorizado para este proceso es VitalCheck), sin embargo puedes hacerlo por correo certificado y también en persona, pero tarda mucho mas. En el caso de hacerlo online, el certificado llega a tu casa en un par de semanas (app 3-4)
Existen dos tipos de certificados, uno corto que es el mas usado y típico, es usado para trámites domésticos. En cambio el certificado extendido es para propósitos internacionales, ambos tienen el mismo costo. Personalmente recomiendo el extendido.
Las aplicaciones Online deben ser canceladas con tarjetas de Debito, Crédito o Cheque Electrónico.
Costo: $15 USD + $8.30 USD (servicio de correo).
- PASO 2 – Notarización por el County Clerk
Este paso basicamente es dirigirse a notarizar el documento. En el caso de Manhattan debes ir al County Clerk’s Notary Desk que se ubica en 60 Centre Street, Room 141B.
Cuando llegues van a haber tres lineas, toma la de la izquierda que te lleva hacia el notario, no te adelantes hasta que te llamen. Cuando toque tu turno informa que vas por una apostilla y entrégale el documento. Te preguntarán tu nombre de pila. Luego, tomarán todo y te indicarán que te pongas en la fila del cajero (línea del medio) y deberás pagar por el servicio.
Finalizado el pago, te llamarán y te darán tus documentos con la autorización del Secretario del Condado de Nueva York. Se aceptan pagos con tarjeta, así como en efectivo (creo).
Costo: $3 USD
- PASO 3 – Obtener un Money Order
Debes obtener un giro postal de $10 USD por apostilla, a nombre de «NYS DOS» (Departamento de Estado del Estado de Nueva York). Si tiene dos registros, serán $20. Si tienes tres, serán $30, y así sucesivamente.
La oficina del Departamento de Estado del Estado de Nueva York se encuentra a 10 minutos a pie de 60 Center Street. En el camino, puede sacar un giro postal en Downtown Pharmacy, 165 William Street, USPS que está por ahí cerca o bien, prepárese mejor que yo y visite su banco o proveedor preferido con anticipación.
Ademas debes comprar dos estampillas y un sobre para enviar los documentos.
Costo: $10 USD (por cada certificado) + $2 USD (por estampilla)
- PASO 4 – Certificación por La Secretaria de Estado
En el caso de Manhattan la dirección de la Secretaria de Estado que aparece en la pagina no es la correcta, la dirección actual es 123 William St, vas a encontrarte dos entradas, toma la de la izquierda que es una puerta pequeña y sube al segundo piso.
Cuando llegue al segundo piso, tome un número del dispensador en el lado derecho del escritorio principal. Además, complete un formulario (disponible en la mesa junto al dispensador o puedes descargarlo desde ACÁ) con tu información, cuántos documentos necesitan apostillas, a qué país los enviaras/ocuparás y cuánto dinero pagaras.
Cuando llamen a tu número, dirígete a una de las ventanas en la parte trasera de la habitación. Tomarán su documentación y pago y comenzarán a procesar su apostilla. Este proceso se demoraba al menos 15-30 minutos antiguamente, pero desde el COVID ahora los documentos son enviados a la casa, por lo que toman entre 2 a 3 semanas, pero depende del Estado en donde hagas el proceso, este es al menos el caso de Manhattan.
Opción #2 – UPS
Esta fue la opción que nosotros tomamos la primera vez que perdimos el vuelo por no tener el certificado de nacimiento apostillado. No teníamos otra opción y ademas no sabíamos bien como era el proceso, por lo que no teníamos otra salida.
Para este proceso está el tramite normal y el express, ojo si, que en el caso de ser un fin de semana pueden cobrarte un express pero aun así no van a tener tus documentos hasta que sean días hábiles, ya que son agencias del estado quienes deben entregarles los sellos.
En Manhattan es solamente una sucursal la que realiza este servicio y esta ubicada en 82 Nassau St, New York (página Web), los precios no estás expuestos en la pagina web porque VERGÜENZA les debe dar jajajajajajajjajaj porque bien cara sale la gracia, te piden que los llames por teléfono o los contactes via email.
Costo: $200 USD y $150 USD por cada adicional.
Opción #3 – Empresa Intermediaria
Lo mismo que UPS, los precios varias y las empresas también.
Reflexiones
Claramente es mil veces mas conveniente hacer el trámite con tiempo, porque te ahorras una tonelada de malos ratos y plata. Igual dependen los tiempos y valores del estado de USA en el que te encuentres, pero el proceso es igual en todos lados, AHORA…… la pregunta del millón….. PIDEN EL CERTIFICADO APOSTILLADO AL LLEGAR A CHILE?, pueden creer que nunca me lo han pedido! Solamente me lo pidieron en el counter la primera vez que viajamos, pero debo aclarar que era porque JUUUUUUSTO había una restricción para entrar a Chile de menores extranjeros y que la señorita del counter hizo su trabajo, ahora cuando pasamos por la PDI nadie me pidió el bendito certificado, pero lección de vida, siempre es mejor tenerlo que no tenerlo.
Ahora, con dos guaguas a cuestas, nos siguen pasando cosas jajajajajajajjaj, pero acá estamos cada vez con mas material para poder ayudar a todos los papas que andan igual de perdidos que nosotros.
Un abrazo y espero les sirva,
Como siempre, si tienen dudas, me escriben.
Fer.
Fer Soriano 